THỦ TỤC ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP TỪ SAU NGÀY 01/07/2025

Từ ngày 01/07/2025, thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam chính thức có nhiều thay đổi quan trọng theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.  Những cải tiến này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả.

Điểm mới đáng chú ý là việc thay thế các biểu mẫu thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đồng thời bổ sung thêm các thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và điều kiện cập nhật địa chỉ trụ sở chính của công ty sau sáp nhập. Những điều chỉnh này không chỉ giúp thủ tục trở nên minh bạch và nhanh chóng hơn mà còn phù hợp với lộ trình chuyển đổi số và cải cách hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký doanh nghiệp sau ngày 01/07/2025 để bạn dễ dàng nắm bắt và áp dụng.

1. Cơ sở pháp lý: (Điều 21, Điều 22, Điều 32, Điều 73 Luật Doanh nghiệp 2020; Điều 11, Điều 20, Điều 26, Điều 73 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thông tư 68/2025/TT-BTC).

2. Hồ sơ và thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao các giấy tờ sau đây:

• Người đại diện theo pháp luật: CCCD hoặc Hộ chiếu;

• Cổ đông hoặc thành viên là cá nhân: CCCD hoặc Hộ chiếu; 

• Cổ đông hoặc thành viên là tổ chức: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu tương đương khác (Hợp pháp hóa lãnh sự nếu là tài liệu nước ngoài). 

• Cá nhân đại diện cho cổ đông là tổ chức: CCCD hoặc Hộ chiếu

• Đối với nhà đầu tư nước đầu tư trực tiếp (có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư - IRC): tài liệu chứng minh năng lực tài chính như xác nhận ngân hàng, báo cáo tài chính và các tài liệu tương đương khác

Các biểu mẫu cần điền: 

(i) Đối với công ty cổ phần

• Giấy đề nghị đăng ký Công ty cổ phần (Mẫu số 4 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Điều lệ công ty cổ phần.

• Danh sách cổ đông sáng lập (Mẫu số 7 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Mẫu số 8 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

*Lưu ý: Phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập mới có thể thành lập được công ty cổ phần.

(ii) Đối với công ty TNHH 

• Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH (Mẫu số 2/Mẫu số 3 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Điều lệ công ty TNHH

• Danh sách thành viên công ty TNHH đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên (Mẫu số 6 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Bản sao các giấy tờ sau đây: Giấy tờ pháp lý của cá nhân và Giấy tờ pháp lý của tổ chức xem tại hồ sơ thành lập công ty cổ phần.

*Có thể lựa chọn Công ty trách nhiệm hữu hạn 01 thành viên hoặc Công ty trách nhiệm hữu hạn (2-50 thành viên)

(iii) Đối với công ty hợp danh

• Giấy đề nghị đăng ký công ty hợp danh (Mẫu số 5 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Điều lệ của công ty hợp danh.

• Danh sách thành viên (Mẫu số 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Bản sao các giấy tờ sau đây: Giấy tờ pháp lý của cá nhân và Giấy tờ pháp lý của tổ chức xem tại hồ sơ thành lập công ty cổ phần.

(iv) Đối với doanh nghiệp tư nhân

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân (Mẫu số 1 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân, cụ thể là một trong các giấy tờ sau đây: thẻ CCCD, Giấy CMND hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

Căn cứ khoản 22 Điều 3 Luật Đầu tư 2020 quy định như sau: “Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài là tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông.”

Hiểu theo nghĩa này, người nước ngoài không thuộc trường hợp được phép thành lập doanh nghiệp tư nhân. 

3. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp

Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP

Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, người có thẩm quyền có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị dịch vụ theo quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

• Ủy quyền cho cá nhân 

  - Hồ sơ phải kèm theo văn bản ủy quyền.

  - Văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực.

• Ủy quyền cho tổ chức

  - Hồ sơ phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức.

  - Kèm theo giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ cho cá nhân trực tiếp thực hiện.

• Ủy quyền cho bưu chính công ích

  - Nhân viên bưu chính nộp phiếu gửi hồ sơ theo mẫu, có chữ ký xác nhận của cả nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký.

• Ủy quyền cho bưu chính không công ích

  - Thực hiện như quy định đối với tổ chức (tương tự mục trên).

• Trách nhiệm và xác thực điện tử

  - Người ủy quyền và người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp và trung thực của hồ sơ

  - Cả hai phải xác thực điện tử khi đăng ký doanh nghiệp.

  - Nếu xác thực bị gián đoạn, người ủy quyền phải xác thực bổ sung sau khi được cấp đăng ký.

  - Trường hợp người ủy quyền phủ nhận việc ủy quyền, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định..

*Lưu ý: Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

Trên thực tế, thông dụng và nhanh chóng nhất là ủy quyền trực tiếp cho cá nhân hoặc tổ chức để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Đối với các phương thức khác chưa được áp dụng rộng rãi nên sẽ có những khó khăn nhất định như: cần phải xác thực điện tử, phải liên hệ đơn vị bưu chính công ích (tốn thêm nhiều thời gian),.....

4. Thời hạn giải quyết:

Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Tài chính sẽ gửi kết quả trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. 

Khi đó, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (online), nếu doanh nghiệp muốn nhận bản chính thì cần đăng ký bưu điện để nhận kết quả bản chính. 

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì sẽ nhận được công văn yêu cầu sửa đổi, bổ sung. 

5. Về danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: 

Theo quy định, chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối đối với doanh nghiệp đó, trừ trường hợp người đại diện chủ sở hữu trực tiếp tại doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và người đại diện phần vốn nhà nước tại công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo quy định của pháp luật về quản lý và đầu tư vốn nhà nước tại doanh nghiệp.

Một người có thể được coi là chủ sở hữu hưởng lợi nếu:

• Nắm giữ từ 25% cổ phần trở lên trong một tổ chức hoặc công ty (mức này có thể khác nhau tùy quốc gia)

• Có quyền kiểm soát hoặc ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng của công ty

• Hưởng lợi tài chính từ hoạt động của công ty, dù không đứng tên.

6. Những lưu ý khi thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Về biểu mẫu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp, nghị quyết hoặc quyết định trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

• Về cập nhật địa chỉ sau sáp nhập: Doanh nghiệp khi nộp hồ sơ đăng ký cần cập nhật địa chỉ sau sáp nhập của công ty, bao gồm địa chỉ trụ sở chính của công ty, địa chỉ nhận thông báo thuế và địa chỉ của người đại diện theo pháp luật (nếu có). 

• Phương thức nộp hồ sơ: Theo quy định, có thể nộp trực tiếp tại cơ quan kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp trực tuyến thông qua Hệ thống cơ sở dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, nộp thông qua dịch vụ bưu chính viễn thông. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay chỉ nhận hồ sơ trực tuyến thông qua Hệ thống cơ sở dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp.