Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trước khi đi vào chi tiết về điều kiện thành lập, hãy cùng tìm hiểu về cơ sở pháp lý của văn phòng đại diện:

Cơ sở pháp lý: 

• Luật thương mại 2005 

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP 

Việc thành lập văn phòng đại diện không chỉ giúp doanh nghiệp nước ngoài thâm nhập thị trường Việt Nam mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động xúc tiến thương mại. Như vậy, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được phép kinh doanh và thực hiện các hoạt động kinh doanh nhằm mục đích sinh lợi, chỉ được phép đóng vai trò là một trung gian kết nối khách hàng, tìm hiểu thị trường. 

Ưu điểm: dễ quản lý, không yêu cầu kiểm toán độc lập, và dễ gia hạn, chấm dứt hoạt động hơn so với mô hình chi nhánh và doanh nghiệp.

Khuyết điểm:  không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi, bị giới hạn trong việc khảo sát, nghiên cứu thị trường, và các hoạt động không sinh lợi khác.

1. Điều kiện thành lập 

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Theo đó, phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

• Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm.

• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. 

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành). Trong một số trường hợp, cần phải có nhiều tài liệu  chứng minh để được chấp thuận thành lập văn phòng đại diện từ cấp Bộ. Nếu rơi vào những trường hợp này, thời hạn để lập được văn phòng đại diện sẽ lâu hơn.

2. Thành phần hồ sơ

2.1. Tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt, công chứng:

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài 

Nguồn: Kế toán Anpha

2.2. Tài liệu cần dịch ra tiếng Việt, công chứng

• Văn bản bổ nhiệm cử người đứng đầu văn phòng đại diện 

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất; 

• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

2.3. Tài liệu về địa điểm thuê

• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; 

- Bản sao tài liệu về địa điểm chứng minh địa điểm đó là phù hợp về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác

              Lưu ý: 

• Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở

2.4. Tài liệu cần điền theo mẫu: 

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

Nguồn: Thư viện pháp luật

3. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

3.1. Nội dung được phép hoạt động

- Hoạt động theo mục đích, trong phạm vi và thời hạn được quy định trong Giấy phép thành lập 

- Thuê văn phòng, thuê và mua sắm các trang thiết bị dùng cho hoạt động của văn phòng 

- Có con dấu mang tên theo quy định của pháp luật Việt Nam 

Mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam tại các ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng các tài khoản này để hoạt động 

3.2. Nội dung không được phép hoạt động

- Không trực tiếp tiến hành các hoạt động sinh lợi tại Việt Nam 

- Chỉ tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi pháp luật cho phép 

Không nhân danh Văn phòng đại diện để giao kết hợp đồng 

3.3. Nghĩa vụ phải thực hiện 

- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam 

- Báo cáo về hoạt động của văn phòng theo luật Việt Nam

4. Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Về lý thuyết, công ty mẹ có thể thanh toán các chi phí văn phòng, lương nhân viên cho các nhà cung cấp tại Việt Nam nhưng có thể phải trả tiền khấu trừ thuế cho mỗi giao dịch và nhiều phí ngân hàng quốc tế khác. Do vậy, lựa chọn tối ưu là nên tìm kiếm ngân hàng phù hợp để có thể chuyển một khoản ngân sách hàng tháng vào tài khoản ngân hàng địa phương của văn phòng. Thông thường, văn phòng đại diện sẽ không được phép mở tài khoản ngân hàng địa phương trực tiếp nhưng có thể thay đổi tài khoản cá nhân hoặc ủy quyền cho một người làm chủ tài khoản (theo giấy ủy quyền). Về việc này, cần liên hệ và khảo sát ở các ngân hàng để tìm kiếm một ngân hàng phù hợp hỗ trợ doanh nghiệp.

• Trong quá trình hoạt động, cục thuế sẽ yêu cầu văn phòng cung cấp các văn bản sao kê ngân hàng, sổ tiền mặt, các chứng từ hợp pháp để kiểm tra dựa trên luật thuế và các quy định về chống rửa tiền. 

• Việc có tài khoản ngân hàng tại Việt Nam để làm ngân sách chi trả hàng tháng cũng sẽ thuận lợi hơn trong việc cung cấp hồ sơ thanh toán